In der Beratungspraxis zeigen sich bei der Beendigung von Arbeitsverhältnissen – insbesondere im Bereich für außertarifliche (AT) Angestellte und Führungskräfte – immer wieder Konflikte um die Abgeltung von Mehrarbeit. Oft wird fälschlicherweise angenommen, dass das Modell der Vertrauensarbeitszeit finanzielle Ansprüche für Überstunden von vornherein ausschließe.
Eine häufig in Arbeitsverträgen verwendete Klausel zur Vertrauensarbeitszeit lautet:
„Die Parteien vereinbaren Vertrauensarbeitszeit. Die Erbringung der Arbeitsleistung ist primär an der eigenverantwortlichen Erfüllung der übertragenen Aufgaben ausgerichtet und nicht an einer fest vorgegebenen zeitlichen Präsenz. Der Mitarbeiter legt Beginn, Ende und Verteilung der Arbeitszeit unter Berücksichtigung betrieblicher Belange selbstständig fest. Die vertragliche Wochenarbeitszeit von 40 Stunden dient dabei als Orientierungsgröße für das zu erwartende Arbeitspensum.“
Diese Regelung kombiniert zeitliche Flexibilität mit einem festen vertraglichen Rahmen. Doch was passiert, wenn die Aufgaben objektiv nicht in 40 Stunden zu bewältigen sind?
1. Zeiterfassungspflicht trotz Vertrauensmodell
Ein weit verbreiteter Rechtsirrtum ist die Annahme, Vertrauensarbeitszeit entbinde den Arbeitgeber von der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Nach der Grundsatzentscheidung des Bundesarbeitsgerichts (Az. 1 ABR 22/21) ist der Arbeitgeber verpflichtet, ein System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit vorzuhalten.
- Delegation: Der Arbeitgeber kann die Erfassung auf den Mitarbeiter delegieren. In der Vertrauensarbeitszeit ist dies der Regelfall.
- Kontrollpflicht: Der Arbeitgeber bleibt dennoch in der Verantwortung, die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes zu überwachen.
- Leitende Angestellte: Lediglich für echte leitende Angestellte im Sinne des § 18 ArbZG entfällt die Erfassungspflicht. Die bloße Einstufung als Führungskraft oder AT-Mitarbeiter reicht hierfür meist nicht aus.
2. Anspruch auf Auszahlung bei Beendigung
Wenn das Arbeitsverhältnis endet, stellen sich viele Betroffene die Frage der Abgeltung. Ein Anspruch besteht unter folgenden Voraussetzungen:
- Unwirksame Abgeltungsklausel: Pauschalklauseln wie „Überstunden sind mit dem Gehalt abgegolten“ sind ohne Nennung einer konkreten Stundenanzahl meist wegen Verstoßes gegen das Transparenzgebot unwirksam.
- Vergütungserwartung nach § 612 BGB: Eine Vergütung gilt als stillschweigend vereinbart, wenn die Mehrleistung nur gegen Entgelt zu erwarten ist. Dies wird bei Gehältern unterhalb der Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung regelmäßig bejaht.
- Dokumentation und Duldung: Hat der Mitarbeiter seine Zeiten – wie bei Vertrauensarbeitszeit üblich – eigenständig erfasst und hatte der Arbeitgeber Zugriff auf diese Daten, ohne die Mehrarbeit zu monieren, spricht dies rechtlich für eine Duldung.
3. Achtung: Ausschlussfristen und Verjährung
Besondere Vorsicht ist bei der Geltendmachung geboten. Ansprüche auf Überstundenabgeltung unterliegen nicht nur der regelmäßigen Verjährungsfrist von drei Jahren.
In fast allen modernen Arbeitsverträgen finden sich zweistufige Ausschlussfristen (Verfallklauseln). Diese sehen oft vor, dass Ansprüche innerhalb von drei Monaten nach Entstehung schriftlich gegenüber der Gegenseite und bei Ablehnung innerhalb weiterer drei Monate gerichtlich geltend gemacht werden müssen. Werden diese Fristen versäumt, erlischt der Anspruch unwiederbringlich – ungeachtet der materiellen Rechtslage.
Checkliste für Arbeitnehmer: So sichern Sie Ihre Ansprüche
Wenn Sie erhebliche Mehrarbeit geleistet haben und das Arbeitsverhältnis endet, sollten Sie folgende Punkte prüfen:
- Dokumentation exportieren: Sichern Sie Kopien oder Exporte Ihrer Zeiterfassung, bevor Ihr IT-Zugang nach der Kündigung gesperrt wird.
- Arbeitsvertrag prüfen: Enthält der Vertrag eine Abgeltungsklausel? Ist diese transparent (Nennung einer konkreten Stundenzahl)?
- Gehaltshöhe abgleichen: Liegt Ihr Bruttogehalt unter der Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung (West: 8.050 € / Ost: 7.650 € pro Monat; Stand 2025)? Wenn ja, ist die Vergütungserwartung rechtlich deutlich leichter zu begründen.
- Ausschlussfristen identifizieren: Prüfen Sie im Vertrag den Abschnitt „Ausschlussfristen“. Notieren Sie sich die 3-Monats-Frist ab Ende des Arbeitsverhältnisses.
- Notwendigkeit belegen: Können Sie nachweisen, dass die Mehrarbeit durch das Arbeitspensum bedingt war (z.B. durch Projektpläne, E-Mail-Verkehr zu späten Uhrzeiten oder Zeugen)?
Fazit
Die Vertrauensarbeitszeit ist kein Freibrief für unbezahlte Mehrarbeit. Werden über Jahre hinweg Stunden angesammelt, die zur Bewältigung der Aufgaben notwendig waren, stehen die Chancen auf eine Abgeltung bei Vertragsende grundsätzlich gut.
Haben Sie Fragen zu Ihrer spezifischen Situation oder benötigen Sie Unterstützung bei der Geltendmachung Ihrer Ansprüche? Kontaktieren Sie mich für eine Ersteinschätzung.
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung.
